آشنایی با نرم افزار مالی یکپارچه

حسابداری دانشی عملکردی است که قدمتی طولانی در تاریخ بشر دارد. کنترل کیفیت کارهای هر واحد تجاری و پاسخ دادن به مرجعان از طریق حسابداری انجام می‌شود. با توجه به اینکه ثبت کاغذی این فرایندها کاری سخت است و با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای مالی و حسابداری به عنوان یک ابزار کاربردی در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این مطلب شما را با ویژگی‌های نرم افزار مالی یکپارچه و تاثیر آن بر کسب و کارهای کوچک و بزرگ آشنا می‌کنیم.

نرم افزار مالی یکپارچه چیست؟

مجموعه‌ای از نرم افزارهای مرتبط به هم که می‌توانند کاربران را به اهداف خاص و از پیش تعیین شده برساند با عنوان نرم افزارهای یکپارچه شناخته می‌شوند. این نرم افزارهای مالی شامل چندین زیر سیستم هستند و هریک از این زیر سیستم‌ها اطلاعات مالی را به صورت جداگانه گزارش می‌کند. به عبارت دیگر به جای اینکه کاربران از نرم افزارهای جداگانه برای هر عملکردی استفاده کنند، از سیستم‌های یکپارچه یا جامع استفاده می‌کنند. این نرم افزارها مبتنی بر بانک اطلاعاتی هستند بر اساس آن اطلاعات یک زیر سیستم در زیر سیستم دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تفاوت نرم افزار با نرم افزار یکپارچه چیست؟

برخی از افراد بین نرم افزار و نرم افزار یکپارچه تفاوتی قائل نیستند و هر دو را با یا یک مفهوم به کار می‌برند. درحالی‌که این دو واژه تفاوت معنایی و کاربردی زیادی دارند. نرم افزار به ابزاری گفته می‌شود که که یک نیاز مشخص را برای کاربر رفع می‌کند. مثلاً نرم افزاری که مربوط به تایپ است، یا نرم افزار ویرایش عکس یا فیلم یا نرم افزارهای دیگر با یک کاربرد. اما نرم افزارهای یکپارچه نیازهای مدیریتی را ثبت و محاسبه می‌کند. این نرم افزارها علاوه بر اینکه به صورت مستقل فعالیت می‌کنند نیازهای مخاطب را به صورت جامع و کامل پوشش می‌دهند. نرم افزار مالی یکپارچه در حسابداری کاربرد زیادی دارد.

مزایای استفاده از نرم افزار مالی یکپارچه چیست؟

دنیای مدرن امروز برنامه‌ها و عملکردهایی را جایگزین موارد سنتی کرده است که قطعاً با مزایایی به همراه است و به نیازهای کاربران توجه بیشتری می‌کند. موارد زیر مزایای استفاده از نرم افزارهای مالی یکپارچه است.

کاربری آسان‌تر نرم افزارهای مالی یکپارچه

در پیاده سازی سیستم یکپارچه از یک ساختار و قالب همسان استفاده می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود کاربران برای استفاده به زحمت نیفتند و به راحتی بتوانند برای استفاده‌های مختلف از یک شیوه و یک نرم افزاراستفاده کنند. این حالت را با زمانی مقایسه کنید که کاربر مجبور می‌شود با چند نرم افزار مختلف کار کند و برای هر بار استفاده باید با نرم افزارهایی که طراحی و ظاهر متفاوتی دارند آشنا شود.

صرفه جویی در هزینه با نرم افزار یکپارچه

مدیران شرکت‌ها و ادارات زمانی که برای استفاده از نرم افزارهای گوناگون مالی  ناچار هستند هرکدام را جداگانه بخرند نسبت به زمانی که فقط یک نرم افزار جامع مالی می‌خرند هزینه‌ی کمتری می‌پردازند. بودجه و هزینه‌های جاری در شرکت اهمیت زیادی دارد، به همین دلیل خرید یک نرم افزار یکپارچه مالی به صرفه‌تر است.

پشتیبانی ساده‌تر نرم افزار مالی یکپارچه

نرم افزار یکپارچه توسط یک شرکت طراحی می‌شود و در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. پس کاربر با دانش فنی و تخصص یک طراح یا گروهی از طراحان یک شرکت روبرو می‌شود. قطعاً این شرایط نسبت به زمانی‌که کاربران مجبور می‌شوند با شرکت‌های مختلف با ساختارهای گوناگون روبرو شوند آسان‌تر است.  

کاهش هزینه‌ی پشتیبانی نرم افزار مالی یکپارچه

علاوه بر اینکه هزینه‌ی خرید نرم افزار جامع نسبت به نرم افزارهای جداگانه به صرفه‌تر است، هزینه‌ی پشتیبانی هم پایین تر است. چون شرکت‌های ارائه دهنده‌ی خدمات پشتیبانی نرم افزار مالی یکپارچه را با قیمت کمتری انجام می‌دهند.

صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی

در نرم افزارهای مالی اطلاعات زیر سیستم‌ها مشترک است، به همین دلیل ورودی اطلاعات به نرم افزارها کم می‌شود و نیازی به تعداد بالای نیروی انسانی نیست. به این ترتیب  نیروی انسانی زمان کمتری را برای کار صرف می‌کند و هزینه‌ی استخدام نیروی انسانی کم می‌شود.

چگونه یک نرم افزار مالی خوب انتخاب کنیم؟

پیش از خرید نرم افزار مالی باید به ویژگی‌های آن توجه کنید تا متوجه شوید این نرم افزار چقدر از نیازهای کسب و کار شرکت را پوشش می‌دهد یا هزینه‌ی آن چقدر است سپس نسبت به انتخاب نرم افزار اقدام کنید و آن را بخرید. ویژگی‌های مهم نرم افزار مالی یکپارچه و خوب که هنگام خرید باید به آن توجه شود شامل موارد زیر است:

ارائه گزارش مالی دقیق

از یک نرم افزار مالی یکپارچه انتظار می‌رود گزارش‌های مالی را به صورت دقیق بررسی کند و از پس تجزیه و تحلیل موارد ریز بر بیاید. مدیران نیاز دارند در مواقعی گزارش‌های تحلیلی و کاربردی از نرم افزار دریافت کنند.  همچنین یک نرم افزار مالی  یکپارچه باید بتواند گزارش‌های قانونی را به صورت بی کم و کاست ارائه کند. به طور مثال نرم افزار باید بتواند گزارش مالیات بر ارزش افزوده، گزارش خرید و فروش فصلی را ارائه کند. همچنین  برای ورود اطلاعات بدهی‌های حساب‌ها ، موجودی، دارایی، درآمد و هزینه راه مناسبی در اختیار داشته باشد.

قابلیت ارتقا و بروزرسانی نرم افزار مالی یکپارچه

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار این است که قابلیت ارتقا داشته باشد. این قاعده  برای نرم افزارهای مالی یکپارچه هم صادق است. اگر نرم افزار به موقع بروزرسانی شود اطلاعات برنامه از تهدیدات و اشکالات در امان می‌مانند. همچنین درصورتی‌که بروز رسانی به موقع انجام شود،  متناسب با تغییرات قوانین مالیاتی و الگوهای حسابداری برنامه‌ها با هم همگام می‌شوند و اشکالی در اجرا پیش نمی‌آید.  

تناسب نرم افزار مالی یکپارچه با نوع کسب و کار

یکی از مهم‌ترین مواردی که در انتخاب نرم افزار مالی یکپارچه باید به آن دقت شود این است که متناسب با نیازهای کسب و کار و نیازهای کاربر باشد. به همین دلیل هنگام انتخاب نرم افزار به انعطاف پذیر بودن و پویا بودن آن باید توجه کنید.

سازگاری با قوانین مالیاتی کشور

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم هنگام خرید و انتخاب نرم افزار مالی یکپارچه این است که مطابق با سیاست‌های مالیاتی کشور باشد. با توجه به اینکه قوانین مالیاتی و  الگوهای حسابداری ممکن است تغییراتی داشته باشند و معادلات حسابداری را تحت تأثیر قرار بدهند، باید قبل از انتخاب نرم افزار به سازگار بودن آن با قوانین مالیاتی  کشور و امکانات آن توجه کنید.

پشتیبانی و خدمات پس از فروش نرم افزاری مالی

قبل از انتخاب یک نرم افزار مالی یکپارچه باید به طور کامل با خدمات پس از فروش شرکت ارائه دهنده‌ی نرم افزار آشنا باشید. همچنین مطمئن باشید که اگر مشکلی برای نرم افزار پیش بیاید و روند کارهای مالی با اختلال مواجه شود پشتیبانی شرکت مشکل را رفع می‌کند و در روند کارها اختلالی پیش نمی‌آید.

امنیت نرم افزار

این روزها امنیت اطلاعات نرم افزارهای یکی از موارد مهم و قابل توجه در هر کسب و کاری است. اگر نرم افزار به موقع به روز رسانی شود، اطلاعات آن ذخیره شود و از داده‌های موجود در  برنامه پشتیبان گیری شود، مدیران شرکت با آرامش خاطر می‌توانند امور مربوط به کسب و کار را جلو ببرند و دیگر نگران از دست رفتن اطلاعات یا سواستفاده از آن‌ها نباشند. پس پیش از انتخاب نرم افزار مالی یکپارچه از امنیت سرورها مطمئن شوید و سپس کار خود را شروع کنید.

رابط کاربری قوی و آسان

یک نرم افزار مالی یکپارچه باید محیط گرافیکی ساده اما در عین حال قوی و کاربر پسند داشته باشد. به همین دلیل لازم است قبل از انتخاب یک نرم افزار مالی به ساده و قوی آن بودن آن توجه شود. برخی شرکت‌های ارائه دهنده‌ی نرم افزار برای جلب رضایت کاربران یک دموی آزمایشی و رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهند تا قبل از خرید آن را امتحان کنند.

یکپارچه بودن نرم افزار با نرم افزارهای دیگر

از ویژگی‌های یک نرم افزار مالی خوب این است که با نرم افزارهای CRM و سایر نرم افزارهای مدیریتی یکپارچه باشد. نرم افزار مالی یکپارچه  و آنلاین می‌توانند تمام سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را مدیریت کنند و همین امر باعث آسان شدن کار برای مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌شود.

سرعت خوب نرم افزار

برای مدیران کسب و کار و شرکت‌ها سرعت ارائه خدمات نرم افزار اهمیت زیادی دارد. نرم افزار مالی یکپارچه باید الگوهای سفارشی برای کاربران را در نظر داشته باشد و به صورت دقیق این اطلاعات را بررسی کند، همچنین با توجه به الگوهای دقیق سفارشی داده‌ها را با سرعت وارد و پردازش کند.

به این ترتیب بعد از ثبت معاملات اطلاعات با سرعت خوبی تولید می‌شود و به صورت خودکار گزارش می‌شود. این موارد از نظر کاربران اهمیت زیادی دارد و در انتخاب نرم افزار مالی یکپارچه حتماً در نظر گرفته می‌شود.

مقیاس پذیری نرم افزار مالی یکپارچه

شرکت‌های مختلف ارائه کننده نرم افزارهای مالی به مقیاس پذیری نرم افزار هم توجه ویژه‌ای دارند و سعی می‌کنند یک نرم افزار حسابداری ایده آل که انعطاف پذیری بالا برای ثبت معاملات با تغییر حجم تجارت داشته باشد را در اختیار کاربران قرار دهند.  

گرافیک قوی نرم افزار مالی

یک نرم افزار مالی یکپارچه باید گرافیک قوی داشته باشد. چون این مورد باعث می‌شود نمودارهای مالی بدون مشکل و با کیفیت ارائه شوند و مدیران بابت این مورد مشکلی نداشته باشند.

نقش مدیر سیستم یا ادمین در عملکرد نرم افزار مالی چیست؟

از مهم‌ترین جنبه‌های هر کسب و کاری مدیرت مالی آن است. وقتی مدیریت مالی به شکل صحیحی انجام شود، راه اندازی کسب و کار تضمین می‌شود. چون مدیر با استفاده از نرم افزارهای مالی پی می‌برد که چه عواملی موجب رشد و افول اقتصادی مجموعه یا شرکت شده است یا چه عواملی در سود و زیان شرکت موثر بوده است.

به این ترتیب مدیران با انتخاب درست نرم افزار و استفاده از آن می‌توانند عملکرد اقتصادی را تضمین کنند و از طریق آن جز به جز وقایع روزانه در شرکت را بررسی کنند و یک حسابرسی دقیق از امور جاری در شرکت داشته باشند. پس برای حیات یک شرکت لازم است مدیریت مالی که مسئول برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر منابع مالی شرکت است، به اهداف سازمانی به درستی دست یابد. پس مدیر سیستم با انتخاب یک نرم افزار مالی یکپارچه پر قدرت و استفاده‌ی دقیق  و درست از آن می‌توانند بر عملکرد نرم افزار و بازدهی آن تاثیرگذار باشند.

تاثیر انتخاب نرم افزار مالی بر کسب و کار چیست؟

حسابداری  فعالیتی خدماتی است که با پیشرفت علمی حسابداری و ادغام  برنامه نویسی  و فناوری اطلاعات در آن تغییرات زیادی در امور حسابرسی ایجاد شد. امروزه مدیران کسب و کارها می‌توانند بدون اینکه اطلاعات مالی روی هم انباشته نموده و صورت‌های مالی به هم ریخته شود و کنترل امور از دست مدیران در برود، فعالیت‌ها را به بهترین شکل مدیریت کنند.

• رونق کسب و کار

 با این حساب رونق کسب و کارها در گرو استفاده از فناوری‌های نوین است. یکی از مهم‌ترین توابع کسب و کارها استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه است. با استفاده از این نرم افزارها می‌توان سرمایه گذاری‌ و نیازهای نقدی شرکت‌ها را مدیریت کرد و از این طریق بر امور اقتصادی شرکت نظارت داشت. پس شاخه‌های مختلف حسابداری با بررسی گزارش‌های مختلف مالی می‌توانند نیازهای مدیران به اطلاعات را تکمیل کنند و آن‌ها را با نقاط قوت و ضعف در کارشان آشنا سازند و کسب و کار را به سمت پیشرفت و ترقی جلو ببرند.

• تضمین آینده‌ی کاری

البته این موارد فقط در مورد کسب و کارهای بزرگ و شرکت‌های تجاری مهم نیست و کسب و کارهای کوچک هم می‌توانند از آن منتفع شوند. وقتی اطلاعات مالی به دقت ثبت شود و نقاط قوت و ضعف یک کسب و کار مشخص شود می‌توان برنامه‌هایی برای بزرگ کردن آن کسب و کار و پیش بردن آن به سمت سودهی بیشتر را در نظر داشته و البته به آن دست پیدا کرد.

اولین نتیجه‌ی پیشرفت کسب و کار هم به بالا رفتن درآمد کشور و سوددهی بیشتر آن می‌انجامد. قطعاً این مورد برای مدیران و کارکنان با منفعت زیادی همراه هست و علاوه بر بازده مالی شرکت تضمینی برای آینده‌ی کاری و دوام آن هم محسوب می‌شود. فقط کافی است اطلاعات درست و صحیح به نرم ‌افزار مالی یکپارچه وارد شود تا تمام فعالیت‌های  تجزیه و تحلیل و خروجی‌های مورد نیاز مدیران شرکت‌ها در اختیار آن‌ها قرار داده شود.

جهت مشاوره و اطلاعات بیشتر در زمینه حسابداری آنلاین با مشاوران ما در جهش تکنولوژی تماس بگیرید.