حسابداری آنلاین چیست؟

حسابداری آنلاین یا حسابداری ابری یک فناوری جدید است که در آن با استفاده از دو ابزار اینترنت و نرم افزار می‌توان امور مربوط به حسابرسی مالی شرکت را بدون نیاز به حضور فیزیکی حسابدار انجام داد. با توجه به افزایش استفاده از این فناوری قصد داریم در این مطلب شما را با حسابداری آنلاین و انواع آن، همچنین مزایا و معایب حسابداری ابری آشنا می‌کنیم.

حسابداری آنلاین چگونه انجام می‌شود؟

پیش از این برای دسترسی به اطلاعات اقتصادی شرکت‌ها لازم بود حسابدار به صورت فیزیکی در محل حاضر شود و کارها را انجام دهد. امروزه به لطف فناوری‌ها و نرم افزارهای نوین، دیگر برای دسترسی به اطلاعات اقتصادی یک واحد لزومی به حضور حسابدار و در اختیار داشتن دفاتر و اسناد وجود ندارد. حسابداری آنلاین یک سیستم هوشمند است که به حسابدار امکان می‌دهد از راه دور خدمات مورد نیاز کار فرما را به طور کامل ارائه کند.

برای انجام حسابداری آنلاین کارفرما موظف است نرم افزار مربوطه و تمام اطلاعات مالی را در اختیار حسابدار یا حسابداران شرکت یا مجموعه قرار دهد و در مقابل کارهای حسابرسی را بدون نقص تحویل می‌گیرد.

آیا لازم است نرم افزار حسابداری آنلاین روی سیستم نصب شود؟

 یکی از سوالات پر تکرار کارفرمایان این است که آیا حتماً باید نرم افزار حسابداری ابری را روی سیستم نصب کنند یا اینکه بدون نصب و در بستر وب هم می‌تواننند از این سیسستم استفاده کنند. واقعیت این است که برای استفاده از نرم افزار حسابداری به صورت آنلاین لازم نیست حتماً نرم افزار روی سیستم نصب شود بلکه می‌توان بدون نصب نرم افزار حسابداری و به صورت آنلاین تمام کارهای حسابداری را انجام داد.

انواع حسابداری آنلاین چیست؟

حسابداری آنلاین به کمک نرم افزار‌های مخصوص انجام می‌شود. استفاده از این نرم افزار توسط کارفرما و حسابداران به دو صورت انجام می‌شود. انواع آن شامل حسابداری آنلاین تمام وقت و پاره وقت است.

حسابداری آنلاین تمام وقت

در این شیوه لازم نیست حسابدار به صورت تمام وقت در محل کار حاضر شود. فقط کافی‌ست محاسبات مالی به صورت مجازی انجام شود. برای انجام این روش کارفرما یا مدیر شرکت اطلاعات مورد نیاز حسابدار را جمع آوری می‌کند و آن‌ها را از طریق رسانه‌های مجازی مانند تلگرام، واتساپ یا اپلیکیشن‌های دیگر در اختیار حسابدار قرار می‌دهد.

حسابدار موظف است اطلاعات مورد نیاز را به صورت روزانه بررسی کند و از طریق نرم افزارهای حسابداری ابری آن‌ها را ثبت کند. البته تمام فعالیت‌های حسابداری باید روزانه انجام شود چون حجم کارها زیاد است و اگر روزانه انجام نشود، حسابدار را دچار مشکلاتی می‌کند.

حسابداری آنلاین پاره وقت

حسابداری که به صورت پاره وقت کار می‌کند به اندازه‌ی حسابدار آنلاین تمام وقت حجم کاری ندارد یعنی حجم محاسبات مالی زیاد نیست و حسابدار با انجام چند ساعت کار روزانه می‌تواند محاسبات مالی را انجام دهد و اسناد و مدارکی را که کارفرما ارسال کرده را تنظیم و ثبت کند.

آشنایی با مزایای حسابداری آنلاین

مدیریت امور مالی یک واحد اقتصادی از راه دور با استفاده از حسابداری آنلاین قطعاً با مزایایی همراه است. در ادامه به بررسی مزایای حسابداری به صورت آنلاین می‌پردازیم.  

بیشتر بخوانید:  آنچه باید درمورد حسابداری مالیاتی بدانید

دسترسی به اطلاعات مالی واحد اقتصادی بدون محدودیت مکان و زمان

یکی از مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری این است که حسابدار یا حسابداران شرکت می‌توانند در هر زمان و در هر مکانی به اطلاعات مالی کسب و کار دسترسی داشته باشند. تنها پیش نیاز برای این امر داشتن اینترنت و سیستم است که با در اختیار داشتن آن‌ها می‌توانید امور مربوطه را کنترل کنید.

این مزیت به‌خصوص برای مدیران مجموعه‌های بزرگ یا حسابداران شرکت‌های بزرگ اهمیت دارد، چون در صورتی‌ که در سفر باشند بدون اینکه در کنترل امور اختلالی پیش بیاید، می‌توانند کارهای اداری و مالی را انجام دهند.

همچنین افرادی که به تازگی کسب وکار خود را شروع کردند و بخش بازاریابی و فروش برای آن‌ها اهمیت دارد، می‌توانند بدون حضور در دفتر کار کارهای حسابداری را انجام دهند. در هر حال حسابداری آنلاین شرایطی را فراهم می‌کند که حسابداران بدون اینکه محدود به ساعت کاری شوند یا حتماً لازم باشد در دفترکار حضور داشته باشند کارهای خود را انجام دهند.

سهولت استفاده

حسابداری به شکل آنلاین با استفاده از نرم افزار بسیار ساده و آسان است. سیستم‌های cloud به راحتی از رابط‌های کاربری عبور می‌کنند و بسیاری از این سیستم‌ها دارای برنامه‌هایی هستند که بر روی تلفن همراه قابل نصب هستند. این امکان باعث می‌شود در حین حرکت هم بتوانید از این سیستم‌ها استفاده کنید.

فرایندهای سریع

کارفرماها و مدیران شرکت که از حسابداری آنلاین استفاده می‌کنند به این مطلب آگاهی دارند که سیستم‌های cloud به ساده سازی روندهای کاری کمک می‌کنند. این کار موجب می‌شود نسخه برداری از بین برود و به این ترتیب همکاری بین تیم‌های شرکت سریع‌تر می‌شود و کارها به راحتی جلو می‌رود.

مدیریت بدهی‌های شرکت

سیستم حسابداری سنتی نیاز به پاسخ دادن مکرر به مشتریان دارد، زیرا کسانی که شرکت از مدت‌ها پیش به آن‌ها بدهکار است به طور مکرر تماس می‌گیرند. در حالی‌که در حسابداری آنلاین نیازی به پاسخ دادن به مشتریان نیست.

سیستم آنلاین بصورت خودکار بدهی‌ها را جمع می‌کند و آن‌ها را اولویت بندی می‌کند و سپس بر اساس این اولویت‌ها بدهی‌ها پرداخت می‌شود. به این ترتیب با استفاده از حسابداری  ابری مدیریت بدهی‌ها به راحتی انجام می‌شود.

قابلیت گسترش سیستم‌های حسابداری

حسابداری که به صورت آنلاین انجام می‌شود، قابلیت گسترش دارد. کسانی که از سیستم‌های مبتنی بر cloud استفاده می‌کنند می‌دانند که مقیاس بندی با این نرم افزارها ساده است و فقط با افزایش اشتراک ماهانه می‌توان آن را گسترش داد. پس کارفرمایانی که به فکر گسترش کسب و کار هستند می‌توانند از قابلیت‌های حسابداری آنلاین استفاده کنند.

بهبود ارتباط مدیر کسب و کار با حسابدار

مدیران برای کسب اطلاعات جدید مالی نیاز دارند که با حسابدار شرکت یا اداره به طور مستمر در ارتباط باشند. این رد و بدل کردن اطلاعات باید به نحوی انجام شود که مدیر اطمینان داشته باشد امور شرکت در حال انجام است و اطلاعات به‌روز است.

حتی در حسابداری ابری مدیران می‌توانند به اطلاعات مالی شرکت دسترسی داشته باشند، چون نرم افزار حسابداری آنلاین یک لیست در حال بروز رسانی را در اختیار مدیر قرار می‌دهد و مدیر می‌تواند بدون هیچ توضیحی تمام جزئیات امور مالی را مشاهده کند و موارد با اهمیت آن را بررسی کند.

ارتباط مستمر مدیر با حسابدار مجموعه به خصوص در زمان محاسبه‌ی مالیات سالیانه اهمیت بیشتری دارد. چون اگر تعامل مدیر شرکت با حسابدار به خوبی انجام نشود و بی‌دقتی یا سهل‌انگاری صورت بگیرد ممکن است شرکت متحمل ضررهای مالی زیادی شود.

حذف کاغذ بازی و رفع مشکل کمبود فضا

بایگانی کردن پرونده‌های مالی نیاز به قفسه‌ها، کمد و به طور کلی جای زیادی دارد و باید یک بخش مخصوص  در شرکت یا اداره را به این امر اختصاص داد. درحالی‌که اگر امور حسابداری شرکت به صورت آنلاین انجام شود دیگر نیازی به اشغال کردن فضای فیزیکی نیست و می‌توان تمام پرونده‌ها را در فضای وب نگهداری و بایگانی کرد. پس کارهای اداری شرکت‌ها در یک محیط کوچک هم قابل انجام است و نیازی به مکان بزرگ نیست.

همچنین اگر پرونده‌ها به صورت کاغذی باشد برای جستجو کردن اطلاعات باید زمان زیادی صرف شود و کاغذها و پرونده‌ها زیر و رو شود، اما پرونده‌های حسابداری در فضای وب طی مدت زمان کوتاهی به راحتی قابل جستجو است. نرم افزار حسابداری آنلاین پرونده‌های حسابداری شرکت‌ها و ادارات را به ابر اطلاعات منتقل می‌کند و برای مدت زمان طولانی در آنجا نگهداری می‌کند. پس به لحاظ زمانی هم محدودیتی برای نگهداری وجود ندارد و مدیر شرکت یا حسابداران تا مدت مشخصی از اطلاعات حفاظت کنند. این ویژگی برای حسابرسی شرکت‌ها بعد از یک بازه‌ی زمانی طولانی قابل پیگیری است.

امکان یکپارچه سازی سیستم مدیریت مجموعه

حسابداری به صورت آنلاین  دارای مزایای بی‌شماری است. یکی از مزایای استفاده از نرم افزارهای آنلاین این است که امکان ایجاد یک اکوسیستم برای کسب و کار را را فراهم می‌کند. ساخت اکوسیستم به معنای این است که با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین می‌توان به سیستم مدیریت متمرکز تمام اجزای یک مجموعه دسترسی پیدا کرد.

رفع مشکلات نرم افزار بدون نیاز به نصب مجدد

استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین این امکان را برای مدیران و صاحبان شرکت فراهم می‌کند که هزینه‌های اضافی مانند استقرار و نصب پروژه را کم کنند. در گذشته با بروز مشکل در نرم افزارها  مدیران مجبور بودند برای رفع خطاها و مشکلات نرم افزار را مجدد نصب کنند و این کار برای آن‌ها هزینه‌ی زیادی به همراه داشت.

همچنین هزینه‌های اضافی پشتیبانی از سیستم ناشی از خرابی یا کانفینگ نیز کاهش می‌یابد و همین امر باعث می‌شود شرکت در امور مالی با مشکل مواجه نشود. با کم شدن هزینه‌های شرکت مدیران می‌توانند بسته‌های با تخفیف یا رایگان در اختیار مشتریان قرار دهند و به این ترتیب می‌توانند مشتریان بیشتری داشته باشند.

دقت و سرعت بالا

نرم افزارهای حسابداری ابری نسبت به نرم افزارهای سنتی دقت بالاتری دارند. همچنین به دلیل سرعت بالای انتقال داده‌ها، زمان کمی برای پردازش اطلاعات لازم است و به این ترتیب سرعت انجام کارها بالا می‌رود. امور حسابداری باید با سرعت و دقت بالایی انجام شود که زمان انجام امور در شرکت‌ها هم کوتاه شود. دقت بالای انجام امور در محاسبات و ثبت امور مالی اهمیت زیادی دارد.

آشنایی با معایب حسابداری آنلاین

تمام امکانات یا ابزارهای جدید که وارد دنیای کسب و کار می‌شود با مزیت‌هایی همراه است، اما اگر واقع بین باشیم باید به معایب آن‌ها هم توجه کنیم. نرم افزار حسابداری آنلاین هم این از این قاعده مستثنی نیست و همان طور که مزایای زیادی دارد، قطعاً معایب و مشکلاتی را هم به همراه دارد. در ادامه‌ی این مطلب به بررسی معایب این نوع از  حسابداری می‌پردازیم.

عدم پاسخگویی به نیازهای مشتریان در طولانی مدت

حسابداری به صورت آنلاین اطلاعات زیادی را حفاظت می‌کند اما طولانی شدن مدت زمان نگهداری این اطلاعات با هزینه‌های اضافی همراه است. وقتی داده‌های مجموعه زیاد می‌شود مدیران شرکت‌ها باید هزینه‌های نگهداری اطلاعات، هزینه‌ی جستجوی اطلاعات و هزینه‌ی استفاده از گزارشات و به کار گیری کامل از نرم افزار را بپردازند.  همین امر ممکن است برای برخی مدیران جالب نباشد چون باعث بالا رفتن هزینه‌های جاری شرکت می‌شود. پس اگر بحث حفاظت از اطلاعات در بازه‌ی زمانی طولانی مدنظر باشد و شرکت بودجه‌ی کافی در اختیار نداشته باشد بهتر است از نرم افزار حسابداری ابری استفاده نشود.

نیاز به دسترسی به اینترنت

دسترسی به اینترنت یکی از ملزومات استفاده از سیستم حسابداری در فضای وب است، پس اگر در شرایطی باشید که دسترسی به اینترنت نداشته باشید نمی‌توانید به اطلاعات دسترسی داشته باشید. همچنین با کند شدن سرعت اینترنت هم قابلیت مدیریت اطلاعات حسابداری از دست می‌رود.

کلام پایانی

نرم افزارهای مبتنی بر وب جایگزین بسیار مناسبی برای سیستم‌های سنتی هستند و با امکانات جدید و مزایای بی‌شماری که دارند کاربران را راضی می‌کنند و روز به روز مورد استفاده‌ی گسترده قرار می‌گیرند. با این‌حال ممکن است به دلیل دانش ناکافی سرویس دهنده یا برخی محدودیت‌های برنامه استفاده از آن با مشکلات و معایبی همراه باشد. حسابداری آنلاین یکی از فناوری‌های جدید است که در این مطلب به معرفی آن پرداختیم و مزایای و معایب آن را بیان کردیم.

جهت مشاوره و اطلاعات بیشتر در زمینه حسابداری آنلاین با مشاوران ما در جهش تکنولوژی تماس بگیرید.